弊社経理部でもxoBlos(ゾブロス)使ってます！
2024/01/19
ミスが許されない会社のお金にかかわる重要な業務
xoBlos(ゾブロス)が多くご利用頂くシーンは経理業務です。以前にも経理での事例をお伝えしましたが、今回はなんと弊社経理での活用事例です。
どのような業務で利用しているのか。大きくは以下の4業務です。
①内容チェック表
②売上管理表
③未入金リスト
④仕訳データ連携
なぜxoBlos(ゾブロス)を使うのか？
①内容チェック表
受注情報と売上情報のチェック(差異確認)のための帳票です。本来は差異があるはずのない情報同士ですが、入力・修正過程で売上伝票のみ直してしまうとこのような事態が発生します。これって意外とあるあるではないでしょうか。このように人が気をつければ問題ないことでも、ヒューマンエラーは少なからず起きてしまいます。そして、こうしたミスは原因の確認に時間がかかるものです。xoBlos(ゾブロス)では、受注情報と売上情報のデータを見比べやすい形に加工して素早く比較しています。
②売上管理表
現行システムでは出力する資料が決められたフォーマットでしか出せないため、部署ごとに異なるフォーマットの売上管理表をxoBlos(ゾブロス)で作成しています。それぞれが見慣れた・使い慣れた自社固有のExcelフォーマットで運用したい、これが目的です。各部署で管理したい情報(項目)はまちまちです。こうしたパッケージソフトと自社業務とのアンマッチ部分を補完しています。
③未入金リスト
お客様から一括で支払われる年間利用料を管理上、月割り計上していますが、管理したい条件での入金管理情報が、現在利用のシステムでは毎月の未入金という形でしか出てきません。月割り計上している入金予定情報をxoBlosで1年分の金額に変換を行い、入金データと突合。正しい未入金額を把握しやすくなりました。
④仕訳データ連携(データ変換)
1つは、商奉行の売上データから勘定奉行に取込む仕訳データ変換です。弊社固有の管理方法があり、ソフト標準の連携機能では完全ではないために行っています。もう1つは、連結会計用の仕訳データ変換です。グループ会社共通システムのOBIC7に取込む仕訳データも作成しています。
➡仕訳に関してはこちら「多店舗経営様向けのデータ自動集計ツール」もご参照ください。
紙で運用している業務はどうするか？
紙業務の改善と言えばAI-OCRの活用でしょうか。しかし、社内業務であればExcelでの運用に変えてしまった方が手っ取り早いペーパーレス化になることもあります。ただし、そのExcelを関数等でガチガチに作り込んでしまうと、今度はそのExcel自体が業務のボトルネックになってしまいます。Excelはあくまでも入力する器と捉え、それら器を整理整頓して収納(集計)する箱は別で考えた方が良いでしょう。その箱がxoBlos(xoB⇔Box)という訳です。
まとめ
オールインワンなシステム「xoBlos(ゾブロス)」。DXが叫ばれ、企業では様々なメーカーのシステムが導入されています。導入後には各システムのデータを繋ぐ必要性が出てきます＜データ連携＞。さらに、連携した先のシステムでは個社特有の管理表を作成したいと言ったニーズが生まれます＜帳票作成＞。xoBlosは＜データ連携＞も＜帳票作成＞も得意な少し変わったツールなのです。
月末月初に業務が集中して、業務負荷の分散が難しい経理業務。弊社事例が少しでもご参考になれば幸いです。
