物流の特殊な請求書をマクロ無しで作成できるxoBlos(ゾブロス)
2024/03/08
請求業務に掛かり過ぎている時間を解消したい
商品ごとの梱包作業・ピッキング作業、伝票発行代や運送費など、運送会社からの請求を基に取引先に上代を請求するため、問合せ番号と照合、運賃表から上代金額への変換などを、取り扱っている商品20～30点について毎月行う。請求書を書くためだけに労働するなんておかしいと思いませんか？
xoBlos(ゾブロス)を使うきっかけ
出荷したリストは150,000行。請求書１枚作るために要する時間は約30時間。約3日掛けて作成している。難しいのは運送会社のリストと在庫から出荷したリストを運送会社の問合せ番号12桁で照合して個数や配達地域を割り出して上代金額へ変換する作業。
市販の運送業ソフトではこのような特殊計算の請求書は作ることができず、当社にご相談がありました。
xoBlos(ゾブロス)で特殊な請求書の作成を実現する
xoBlos(ゾブロス)でこのような事案を実現させる場合も、一気に作成することは難しい。今回は事例として倉庫物流業界でxoBlosを使用する事例をご紹介いたします。業務の流れは以下の通り。
マスタ作成
まずはマスタ作成です。現在取引先が扱っている商品は、アニメキャラクターのグッズなので、商品の入れ替わりが激しいのに加え、商品数も多いため普通にメンテナンスするのは困難であるため、出荷したリストを読み込んで商品マスタを作りました。(所要時間：1分)
請求書手入力シート作成
毎月の様に決まった明細の他に、イレギュラーな事態が発生し、手入力で対応する事態も発生するため、手入力専用のテンプレートを用意します。(所要時間：1分)
手入力事項の記入
請求鑑に記入する自動計算困難な事項について、決められた枠内に記入します。(所要時間：30分)
運送明細作成１
在庫している商品の発送を請負って配送するので、「入荷」「出荷」「梱包」「返品」「着払返品」「着払入荷」「返品入荷」、更にSKUを考慮した「ピッキング」などを処理して荷物のサイズや重量と配送先を照合して運賃表の上代金額に置き換える作業を、各マスタに従って行い、請求書の明細表をシート別に作成し、手入力できるテンプレートとしても使用できるようにします。(所要時間：5分)
手入力事項の記入
作成した手入力シートにイレギュラーで発生した請求明細を記入します。(所要時間：30分)
運送明細作成２
明細部分の手入力データも含めて個数や金額を集計し、請求鑑へ渡すそれぞれの合計値を算出し、所定の場所に配置します。(所要時間：10分)
請求書作成
全ての明細データ、手入力データ、合計値をまとめて１つの請求書を作成します。(所要時間：10分)
時間の大幅短縮へ
今まで請求書１枚作るのに掛かっていた時間はおよそ３日(1,800分)。xoBlos(ゾブロス)で作成した場合は、上記所要時間を合わせても約90分！明らかな時間短縮で有ることがご理解いただけるかと思います。
まとめ
いかがでしたか？
xoBlos(ゾブロス)はフォーマットの違う大量のデータを取込んで、キーに従って結合したり集計したり変換したりが得意なツールです。Excelの課題をお聞きしても色々あるけどどうしたら良いか分からない方がいらっしゃいます。そんな時は是非、とても時間が掛かっている業務について時間短縮が出来ないかなどをご相談ください。
